Wie wir alle wissen, ist Projektmanagement ein sehr hektischer Job, aber effektive Besprechungsnotizen können für Projektmanager ein Wendepunkt sein. Mit Hilfe dieser Notizen können Projektmanager sicherstellen, dass ihre Teammitglieder informiert und auf die Aufgaben abgestimmt sind. Eine der besten Möglichkeiten, die effektivsten Notizen zu erhalten, ist ChatGPT. Hervorragend formulierte Prompts helfen Ihnen dabei, Ihre Meetings effektiver und produktiver zu gestalten.
In diesem Blog werden wir die Top 5 Prompts für Besprechungsnotizen von „Projektmanagern“ kennenlernen, um diesen Prozess problemlos zu gestalten.
1. Zusammenfassung der Kernpunkte und Entscheidungen
Warum es verwenden: Das Skizzieren der Hauptpunkte und Entscheidungen bestätigt, dass jedes Teammitglied weiß, was während des Meetings besprochen und vereinbart wurde. Dies verhindert Missverständnisse und hält das Team auf einer Linie.
Beispiel-Prompt: „Bitte fassen Sie die Hauptdiskussionspunkte, getroffenen Schlüsselentscheidungen und vereinbarten Aktionspunkte dieses Meetings zusammen. Fügen Sie alle Fristen und verantwortlichen Parteien für jeden Aktionspunkt hinzu.“
Wie man es verwendet: Verwenden Sie nach der Konferenz diesen Prompt, um schnell eine präzise Gliederung zu erstellen, die den Kern der Diskussion erfasst, einschließlich wer für was und bis wann verantwortlich ist. Diese Zusammenfassung kann mit allen Teilnehmern geteilt werden, um jeden auf dem Laufenden zu halten. (Dart – Projektmanagement)
2. Identifizieren und Zuweisen von Aufgaben
Warum es verwenden: Es ist entscheidend, Aufgaben zu identifizieren und zuzuweisen. Dies hilft bei der Verfolgung der zugewiesenen Pflichten und Fristen. Die Identifizierung und Zuweisung von Aufgaben gewährleistet Verantwortlichkeit und pünktliche Erledigung der Aufgaben.
Beispiel-Prompt: „Ich möchte, dass Sie als Fachkraft arbeiten und alle in diesem Meeting besprochenen Aufgaben dokumentieren, wobei Sie festlegen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, das gewünschte Abschlussdatum und alle wichtigen Ressourcen oder benötigte Hilfe.“
Wie man es verwendet: Listen Sie am Ende des Meetings alle Aufgaben zusammen mit den zugewiesenen Teammitgliedern und Fristen auf. Dokumentieren Sie diese in Ihrem Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt zu überwachen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen. (INOVA)
3. Nachfolge-E-Mails entwerfen
Warum es verwenden: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Teilnehmer des Meetings wissen, was besprochen wurde und was ihre Rolle ist, dann senden Sie Follow-up-E-Mails. Diese E-Mails bekräftigen die Diskussionen und getroffenen Entscheidungen und stellen sicher, dass alle Teammitglieder ihre nächsten Schritte kennen.
Beispiel-Prompt: „Erstellen Sie eine Follow-up-E-Mail, die die wichtigsten in diesem Meeting besprochenen Punkte zusammenfasst, die getroffenen Schlussfolgerungen darlegt, die Aufgaben mit den zuständigen Personen und Fristen auflistet und zusätzliche Notizen oder nächste Schritte enthält.“
Wie man es benutzt: Verwenden Sie diesen Prompt, um eine kurze Follow-up-E-Mail zu erstellen, die das Meeting zusammenfasst. Diese E-Mail sollte die Hauptpunkte, Entscheidungen, Aufgaben und nächsten Schritte skizzieren und an alle Teammitglieder gesendet werden, um eine klare Kommunikation und Umsetzung zu gewährleisten. (Dart – Projektmanagement)
4. Erstellen Sie einen Überblick über das Risikomanagement
Warum es verwenden: Frühzeitiges Erkennen möglicher Bedrohungen kann ein Projekt vor unvorhersehbaren Problemen bewahren. Regelmäßige Überprüfung von Bedrohungen und Entlastungsstrategien hält das Projekt auf Kurs.
Beispiel-Prompt: „Ich möchte, dass Sie als Experte arbeiten und eine detaillierte Zusammenfassung aller in diesem Meeting besprochenen identifizierten Risiken liefern, einschließlich der möglichen Auswirkungen jedes Risikos, vorgeschlagener Entlastungsstrategien und aller Maßnahmen, die ergriffen wurden oder geplant sind, um diese Risiken anzugehen.“
Anwendung: Notieren Sie während des Meetings alle erwähnten Risiken. Verwenden Sie nach dem Meeting diesen Prompt, um einen umfassenden Überblick zum Risikomanagement zu erstellen, der mit dem Team geteilt werden kann, um sicherzustellen, dass alle sich der potenziellen Herausforderungen bewusst und darauf vorbereitet sind. (INOVA)
5. Entwickeln Sie eine Tagesordnung für zukünftige Sitzungen
Warum es verwenden: Ein gut erstellter Plan setzt den Ton für ein effektives Meeting und stellt sicher, dass alle wesentlichen Themen besprochen werden.
Beispiel-Prompt: „Erstelle eine detaillierte Tagesordnung für das nächste Projektmeeting, einschließlich der wichtigsten Diskussionspunkte, Ziele und aller notwendigen Hintergrundinformationen oder Materialien, die die Teilnehmer im Vorfeld durchsehen sollten.“
Wie man es verwendet: Verwenden Sie vor dem nächsten Meeting diesen Prompt, um einen Plan mit allen wichtigen Themen und Zielen zu erstellen. Verteilen Sie die Agenda frühzeitig an die Teilnehmer, um sicherzustellen, dass sie vorbereitet kommen, was dazu beiträgt, das Meeting effizienter und effektiver zu gestalten. Spinach.io)
Durch die Integration dieser Prompts in Ihren Prozess der Besprechungsprotokollierung können Sie die Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz in Ihrem Projektmanagementprozess verbessern.
Für einen noch effizienteren und optimierten Meetingprozess sollten Sie die Verwendung von meetXcc in Betracht ziehen. Dieses Tool wurde entwickelt, um Ihre Meetings zu optimieren, indem es die Protokollführung automatisiert, Kernpunkte zusammenfasst und Aufgaben verwaltet. Mit meetXcc können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand und informiert sind, wodurch Ihre Meetings produktiver und Ihre Notizen handlungsorientierter werden.
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