眾所周知，專案管理是一項非常繁忙的工作，但有效的會議記錄可以成為專案經理的遊戲規則改變者。使用這些記錄，專案經理可以確保團隊成員了解並與任務保持一致。獲得最有效記錄的最佳方法之一是ChatGPT。精心設計的提示將有助於使您的會議更加有效和富有成效。
在這篇文章中，我們將學習「專案經理」會議記錄的前5個提示，以使這個過程變得輕鬆無憂。
1. 總結關鍵點和決策
為何使用：概述主要要點和決策可確保每位團隊成員都了解會議中討論和達成的共識。這將防止任何誤解，並使團隊保持一致。
示例提示：「請總結本次會議的主要討論點、做出的關鍵決策以及達成共識的行動項目。包括每個行動項目的截止日期和負責人。」
如何使用： 會議結束後，使用此提示快速製作一個精確的大綱，捕捉討論的核心內容，包括誰負責什麼以及截止日期。這份摘要可以與所有與會者分享，以確保每個人都在同一頁上。（Dart – 專案管理）
2. 識別並分配行動項目
為什麼使用它：識別和分配行動項目至關重要。這有助於追蹤指派的職責和期限。識別和分配行動項目將確保責任制和任務的及時完成。
示例提示：「我希望你以專業人士的身份記錄本次會議中討論的所有行動項目，確定每項任務的負責人、預期完成日期，以及所需的任何重要資源或幫助。」
如何使用：在會議結束時，列出所有行動項目以及負責的團隊成員和截止日期。將這些記錄在您的專案管理工具中，以監控進度並確保責任。（INOVA）
3. 草擬後續追蹤電子郵件
為何使用：如果你想確保會議的所有參與者都了解討論內容和他們的角色，那麼就發送跟進電子郵件。這些電子郵件強化了討論和決策，確保所有團隊成員都知道他們的下一步行動。
提示範例：「準備一封跟進電子郵件，概述本次會議討論的要點，列出達成的結論，列出行動項目及其負責人和截止日期，並包括任何額外的註釋或後續步驟。」
如何使用：利用此提示生成一封簡短的會議跟進電子郵件，總結會議內容。這封電子郵件應概述主要要點、決策、行動項目和下一步驟，並發送給所有團隊成員以保持清晰的溝通和跟進。（Dart – 專案管理）
4. 創建風險管理概覽
為什麼使用它：及早識別可能的威脅可以避免項目出現不可預測的問題。定期審查威脅和緩解策略可以使任務保持在正軌上。
範例提示：「我希望你以專家的身份，詳細總結在本次會議中討論的所有已識別風險，包括每個風險可能造成的影響、建議的緩解策略，以及為解決這些風險而採取或計劃的任何行動。」
如何使用： 在會議期間，記下提到的任何風險。會議結束後，使用此提示來編制一份全面的風險管理概述，可與團隊分享，以確保每個人都了解並為潛在挑戰做好準備。（INOVA）
5. 為未來會議制定議程
使用原因：精心製作的計劃可為有效的會議奠定基調，並確保所有重要議題都得到討論。
範例提示：「為下次專案會議生成詳細議程，包括主要討論要點、目標，以及參與者事先應該審閱的任何必要背景資訊或材料。」
使用方法： 在下一次會議之前，使用此提示來制定包含所有重要主題和目標的計劃。提前將議程分發給參與者，確保他們做好準備，這將有助於使會議更加高效和有效。 Spinach.io）
通過將這些提示整合到您的會議記錄過程中，您可以提高項目管理過程的透明度、責任感和效率。
為了使會議流程更加精簡高效，不妨考慮使用 meetXcc。這個工具旨在通過自動記錄筆記、總結要點和管理行動項目來優化您的會議。使用 meetXcc，您可以確保所有參與者都保持一致並獲得充分信息，使您的會議更加富有成效，筆記更具可操作性。
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