Les comptes rendus de réunion sont comme un instantané de ce qui s’est passé lors d’une réunion, que ce soit pour le travail, les activités de club ou les événements sportifs. Ce n’est pas un compte-rendu détaillé, mais plutôt comme un résumé des moments forts, capturant les décisions prises, les actions planifiées et qui est responsable de quoi.
Considérez-les comme un enregistrement de qui était présent, de ce qui s’est passé et de ce qui va suivre. Ils sont utiles pour les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion et pour référence future.
Les rapports de comptes rendus de réunion sont essentiels pour documenter les réunions et aider les participants à se rappeler des discussions et des actions de suivi. Examinons en détail ce que sont les comptes rendus de réunion et comment rédiger un rapport efficace.
Que sont les comptes rendus de réunion ?
Les comptes rendus de réunion sont des enregistrements exhaustifs documentant le déroulement d’une réunion. Ils résument les principaux points de discussion, les décisions prises et les actions à mener pour les individus ou les équipes. Ces rapports servent de références essentielles pour les parties prenantes qui n’ont pas pu assister à la réunion, assurant ainsi l’alignement sur les actions futures.
Que devrait inclure un modèle de compte rendu de réunion idéal ?
Alors, que devriez-vous inclure exactement ? Eh bien, commencez par les bases :
Quand et où la réunion a eu lieu
Qui était présent
Quels sujets ont été abordés et quelles décisions ont été prises ?
N’oubliez pas de noter les tâches à accomplir et qui en est responsable.
En conservant ces détails clés dans vos comptes-rendus de réunion, vous ne faites pas que documenter le passé ; vous tenez également tout le monde informé et responsable de ses tâches.
Comment rédiger des comptes-rendus de réunion informatifs
Faites un plan : Avant de vous lancer dans la réunion, il est utile de créer une feuille de route pour vos notes. Pensez-y comme à un squelette que vous allez étoffer pendant la réunion. Commencez par mettre en place des sections pour les participants à la réunion, les points de l’ordre du jour et les éléments d’action. Cette structure facilitera l’organisation de vos pensées au fur et à mesure que la réunion avance.
Inclure des informations factuelles : Lorsque vous commencez à prendre des notes pendant la réunion, commencez par les éléments de base : la date, l’heure et le lieu de la réunion. Assurez-vous de noter les noms de tous les participants. Au fur et à mesure que la réunion se déroule, notez qui est présent et qui pourrait être absent.
Enregistrer l’objectif : Il est important d’indiquer clairement pourquoi la réunion a lieu. Cela peut être aussi simple qu’une ligne en haut de vos notes ou dans une section séparée. Connaître l’objectif aide à maintenir la discussion centrée et facilite la synthèse ultérieure.
Enregistrer les décisions prises : Au fur et à mesure que les discussions se déroulent et que des décisions sont prises, assurez-vous de les capturer dans vos notes. S’il y a un vote sur quelque chose, comptabilisez les votes pour qu’il soit clair qui est d’accord avec quoi. Cela permet de voir facilement les résultats de la réunion d’un coup d’œil.
Rédiger les points d’action : C’est ici que vous énumérez les tâches issues de la réunion et les attribuez à des personnes ou des équipes spécifiques. Assurez-vous d’inclure les délais et toutes les tâches qui dépendent de l’achèvement préalable d’autres tâches.
Ajouter des détails pour la prochaine réunion : S’il y a des points en suspens ou des sujets qui doivent être revisités à l’avenir, prenez-en note. Notez également la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Soyez concis : Bien qu’il soit important de capturer tous les points clés, essayez de garder vos notes concises. Concentrez-vous sur les points de discussion et les décisions les plus importants sans vous enliser dans des détails superflus.
Envisagez l’enregistrement : Parfois, il peut être utile d’enregistrer la réunion pour s’assurer de ne rien manquer d’important. Assurez-vous simplement d’avoir la permission de tout le monde avant d’appuyer sur le bouton d’enregistrement.
Éditer et relire : Avant de partager le compte-rendu de votre réunion, prenez le temps de le peaufiner. Uniformisez la mise en forme, corrigez les erreurs éventuelles et assurez-vous que tout est cohérent. Cela rendra vos notes plus faciles à comprendre pour tous.
Joindre des documents supplémentaires : S’il y a eu des documents ou des supports mentionnés pendant la réunion, assurez-vous de les inclure lorsque vous partagez vos notes. Cela fournit un contexte supplémentaire et aide tout le monde à rester sur la même longueur d’onde.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer des rapports de comptes-rendus de réunion complets qui capturent efficacement l’essence de la réunion et facilitent les actions de suivi sans accroc.
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