Sitzungsprotokolle sind wie eine Momentaufnahme dessen, was in einer Besprechung passiert ist, sei es für die Arbeit, Vereinsaktivitäten oder Sportveranstaltungen. Sie sind kein detaillierter Ablauf, sondern eher wie die Highlights, die die getroffenen Entscheidungen, geplanten Maßnahmen und die Verantwortlichkeiten festhalten.
Betrachten Sie sie als Aufzeichnung darüber, wer anwesend war, was besprochen wurde und was als Nächstes ansteht. Sie sind nützlich für Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, und für zukünftige Referenzen.
Sitzungsprotokolle sind entscheidend für die Dokumentation von Besprechungen und helfen den Teilnehmern, sich an Diskussionen und Folgemaßnahmen zu erinnern. Lassen Sie uns genauer betrachten, was Sitzungsprotokolle sind und wie man einen effektiven Bericht erstellt.
Was sind Sitzungsprotokolle?
Sitzungsprotokolle sind umfassende Aufzeichnungen, die den Verlauf einer Sitzung dokumentieren. Sie erfassen wichtige Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen und Aufgaben für Einzelpersonen oder Teams. Diese Berichte dienen als wichtige Referenzen für Stakeholder, die nicht teilnehmen konnten, und stellen die Abstimmung über zukünftige Maßnahmen sicher.
Was sollte in einer idealen Sitzungsprotokoll-Vorlage enthalten sein?
Also, was genau sollten Sie einschließen? Nun, beginnen Sie mit den Grundlagen:
Wann und wo das Treffen stattfand
Wer anwesend war
Welche Themen wurden besprochen und welche Entscheidungen wurden getroffen?
Vergessen Sie nicht, alle Aufgaben und die dafür Verantwortlichen zu notieren.
Indem Sie diese wichtigen Details in Ihren Sitzungsprotokollen festhalten, dokumentieren Sie nicht nur die Vergangenheit, sondern halten auch alle auf dem Laufenden und verantwortlich für ihre Aufgaben.
Wie man informative Sitzungsprotokolle verfasst
Erstellen Sie eine Gliederung: Bevor Sie in die Besprechung eintauchen, ist es hilfreich, eine Roadmap für Ihre Notizen zu erstellen. Denken Sie daran wie an ein Skelett, das Sie während der Besprechung mit Inhalt füllen werden. Beginnen Sie damit, Abschnitte für Besprechungsteilnehmer, Tagesordnungspunkte und Aktionspunkte einzurichten. Diese Struktur wird es Ihnen erleichtern, Ihre Gedanken während der Besprechung zu organisieren.
Sachliche Informationen einbeziehen: Wenn Sie beginnen, während des Meetings Notizen zu machen, fangen Sie mit den Grundlagen an: Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings. Notieren Sie unbedingt die Namen aller Teilnehmer. Halten Sie im Verlauf des Meetings fest, wer anwesend ist und wer möglicherweise fehlt.
Zweck festhalten: Es ist wichtig, den Grund für das Meeting klar zu benennen. Dies kann so einfach sein wie eine Zeile am Anfang Ihrer Notizen oder in einem separaten Abschnitt. Den Zweck zu kennen, hilft dabei, die Diskussion fokussiert zu halten und erleichtert später die Zusammenfassung.
Getroffene Entscheidungen festhalten: Während sich Diskussionen entwickeln und Entscheidungen getroffen werden, stellen Sie sicher, diese in Ihren Notizen festzuhalten. Wenn über etwas abgestimmt wird, zählen Sie die Stimmen, damit klar ist, wer was unterstützt. Dies erleichtert es, die Ergebnisse des Meetings auf einen Blick zu sehen.
Handlungspunkte formulieren: Hier listen Sie die Aufgaben auf, die sich aus dem Meeting ergeben, und weisen sie bestimmten Personen oder Teams zu. Achten Sie darauf, Fristen und alle Aufgaben aufzunehmen, die von der Fertigstellung anderer abhängen.
Details für das nächste Meeting hinzufügen: Wenn es offene Punkte oder Themen gibt, die in Zukunft erneut besprochen werden müssen, notieren Sie diese. Notieren Sie auch Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Seien Sie prägnant: Während es wichtig ist, alle Kernpunkte zu erfassen, versuchen Sie, Ihre Notizen kurz zu halten. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Diskussionspunkte und Entscheidungen, ohne sich in unnötigen Details zu verlieren.
Aufzeichnung in Betracht ziehen: Manchmal kann es hilfreich sein, das Meeting aufzuzeichnen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Erlaubnis aller Teilnehmer haben, bevor Sie auf den Aufnahmeknopf drücken.
Bearbeiten und Korrekturlesen: Nehmen Sie sich vor dem Teilen Ihrer Sitzungsprotokolle Zeit, um sie zu überarbeiten. Standardisieren Sie die Formatierung, beheben Sie etwaige Fehler und stellen Sie sicher, dass alles Sinn ergibt. Dies wird Ihre Notizen für alle leichter verständlich machen.
Ergänzende Dokumente beifügen: Wenn während der Sitzung auf Dokumente oder Materialien Bezug genommen wurde, fügen Sie diese unbedingt beim Teilen Ihrer Notizen bei. Dies liefert zusätzlichen Kontext und hilft allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie umfassende Sitzungsprotokolle erstellen, die den Kern der Sitzung effektiv erfassen und nahtlose Folgemaßnahmen ermöglichen.
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